Журнал регистрации печатей и штампов скачать бесплатно


образец заполнения скачать бесплатно и узнать правила ведения

Как правильно заполнить журнал учета печатей и штампов?

Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам. Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов».

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 Это быстро и бесплатно!

Для чего необходим журнал учета печатей и штампов?

В небольших организациях, где клише имеется в единственном экземпляре, хранится предмет у главного бухгалтера или руководителя, поэтому документ вести необязательно. Если же при работе используются несколько моделей штампов и печатей, то необходим строгий контроль за их местонахождением, для этой цели и нужен Журнал учета печатей и штампов.

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно посмотреть в нашей новой статье по ссылке.

При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом.

Для чего необходимо вести журнал учета печатей и штампов?

Форма и порядок ведения журнала учета

Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.

Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):

  1. страницы нумеруются по порядку;
  2. документ прошнуровывается;
  3. обязательно скрепляется сургучной печатью и подписывается руководителем;
  4. хранится Журнал в несгораемом сейфе.

Законодательных ограничений по выбору сотрудника, отвечающего за ведение Журнала, не предусмотрено, поэтому вопросом занимается каждое предприятие индивидуально. При назначении сотрудника, которому будет доверено обеспечение контроля за хранением и выдачей штампов и печатей, руководством компании издается отдельный приказ, после чего работник изучает его и, в случае согласия, ставит свою подпись.

Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете узнать в статье по ссылке.

Образец заполнения журнала учета.

Как правило, данные обязанности возлагаются на доверенное лицо фирмы — сотрудника делопроизводства, канцелярии или секретариата, главного бухгалтера или иного работника. Порядок ведения учета, этапы передачи клише, внесение записей в документ излагаются в инструкции.

Как правильно оформить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Образец и пошаговая инструкция содержатся по ссылке.

После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства).

Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале.

Журнал учета печатей и штампов: реквизиты и образец заполнения

В Журнале учета печатей и штампов обязательно указываются:

  • порядковый номер записи;
  • наименование клише и дата его поступления;
  • подразделение, ФИО и должность получившего штамп или печать;
  • дата и личная подпись получателя;
  • результаты проведенной проверки наличия штампов и печатей (дата и оттиск).

Если печать или оттиск подлежит уничтожению, то заполняются и такие данные:

  • порядковый номер записи;
  • оттиск и дата возврата печати;
  • номер акта и дата уничтожения, отметка о проведенной процедуре;
  • при необходимости заполняется графа «Примечание».

Если печать или штамп были похищены или утрачены иным образом, то необходимо подать заявление в полицию. На предприятии по причине пропажи предмета будет созвана комиссия, по решению которой на сотрудника будет наложено дисциплинарное взыскание.

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии — узнайте в этой статье.

В данном случае происшествие отражается в акте и в Журнале, в графе с примечаниями — здесь вместо «Печать уничтожена (штамп уничтожен) в связи с износом» будет указано, — «Утеряна (утерян)» и номер акта.

При поступлении штамп или печать должны быть без промедления зарегистрированы в Журнале. После заполнения последней страницы в Журнале учета печатей и штампов документ должен хранится постоянно, бессрочно.

Тут вы можете узнать о том, для чего нужна печать индивидуальному предпринимателю и какие требуются документы для ее изготовления.

Страницы журнала учета печатей и штампов — Фото 1.Страницы журнала учета печатей и штампов — Фото 2.

Где можно скачать бесплатно образец документа?

Журнал учета печатей и штампов — образец заполнения находится по этой ссылке. А бланк документа можно скачать бесплатно здесь.

Образец заполнения учетного журнала.

О процессе изготовления печатей в экспонирующей камере, вы можете больше узнать в следующей видео-инструкции:

Позвоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru

Журнал учета печатей и штампов организации

Журнал учета печатей и штампов организации - применяется для  учета поступления, выдачи, возврата и уничтожения печатей и штампов организации с проставлением их оттисков.

Вид основного раздела журнала:

Утвержденной законом формы Журнала учета печатей и штампов нет, организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме и определить какие графы включить в журнал.

Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации. Журнал находится у работника, ответственного за учет и сохранность печатей и штампов, назначенного приказом руководителя организации.

Срок хранения Журнала учета печатей и штампов установлен ст. 775 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), - постоянно.

Важно знать! Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом (распоряжением) руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом (распоряжением) руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.  Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Эту информацию также заносят в журнал.

Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. 

Об уничтожении печатей и штампов составляется Акт об уничтожении печати, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в графе 8, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны: 

  • время и место уничтожения; 
  • состав комиссии; 
  • основание уничтожения печатей и штампов; 
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; 
  • способ уничтожения; 
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования; 
  • подписи членов комиссии. 

Акты хранятся вместе с журналом учета.

Какие требования предъявляются к журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал учета печатей и штампов организации НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

www.hr-ok.ru

образец и порядок заполнения документа

Основная деятельность юридических лиц требует наличия печатей и штампов. Их оттиски придают легитимность информации, изложенной на бумаге.

Поэтому выдавать эти предметы, имеющие большую юридическую ценность, для использования их по назначению необходимо строго под роспись и только доверенным сотрудникам. Для этого на предприятиях заводят специальный журнал учета.

Что это за документ?

Для подтверждения юридической силы документов производится постановка оттиска печати с реквизитами предприятия на подпись руководителя. Если для этих целей используются предметы с клише по одному экземпляру, то они обычно хранятся у руководства или главного бухгалтера.

В большой организации, где часто требуется использовать несколько моделей разного рода клише для штампования документов, нужно вести строгий учет, кому и когда они выданы на хранение. Таким образом можно достаточно быстро отследить, в каком подразделении находятся штампы или печати, и кто отвечает за их сохранность.

Документ, в который вносятся учетные записи о печатях и штампах, попадает под строгую отчетность.

Поэтому его оформляют по такому принципу: сшивают, нумеруют страницы, скрепляют печатью и визируют у руководителя организации. Обо всех имеющихся и поступающих клише для штампования и заверения документов вносится информация в книгу учета отдельными регистрационными записями.

Кто и когда его ведет?

В отношении вмененной обязанности или назначения конкретного должностного лица, ответственного за ведение документа, в правовой базе РФ нет четких указаний. Этот вопрос вынесен на рассмотрение внутри самих организаций. Например, в государственных учреждениях за эти действия несут повинность сотрудники службы делопроизводства.

Для назначения работника, которому будет поручено обеспечивать надлежащий контроль выдачи и хранения печатей, издается приказ. Под роспись об этом оповещается назначенный сотрудник. Обычно выбирают доверенное лицо из штата учреждения. Например, это может быть начальник организационного отдела, главный бухгалтер, служащий из секретариата, канцелярии и других служб.

Наиболее часто обязанность закрепляют за сотрудниками делопроизводства. Правила ведения учетных записей и этапы передачи штампов в подразделения излагаются в инструкции.

Порядок заполнения

  • В книгу вносят учетные данные о лицах, получивших на руки печать или штамп. Это проводят с обязательным оттиском клише в отдельной графе, в строке данных о получателе.
  • Каждая новая запись регистрируется при получении очередного предмета учета и при его передаче другому лицу.
  • На страницах фиксируются даты выдачи и фамилии ответственных лиц, получивших под роспись учтенные предметы для штампования и заверения бумаг. За их сохранность сотрудники несут материальную ответственность.
  • Не менее 1 раза в год проводится проверка состояния и наличия печатей и штампов у назначенных за хранение лиц. В основном это мероприятие объединяют с проведением инвентаризации, которая также проводится ежегодно. При этом данные в ходе проверки вносятся в журнал после последней записи. Подтверждается внесенная информация актом по результатам проверки, который может быть составлен в любой форме.

Если предметы были похищены, то назначается комиссия по расследованию данного факта. На ответственное за хранение лицо налагается дисциплинарное взыскание за утрату. По данному факту составляют акт, в котором описывают результаты расследования и решение руководства предприятия.

Что касается гербовых печатей и штампов, то эти предметы нужно хранить в надежном сейфовом оборудовании. Их использование должно быть организовано только для ограниченного круга лиц и строго в границах помещения, выделенного для хранения.

Изношенные полностью и пришедшие в негодность клише требуют уничтожения, которое должно быть проведено в соответствии с приказом руководителя организации.

Аналогичным образом утратившие назначение при смене деятельности или других изменениях печати нужно также уничтожить. Специальной комиссией назначается метод ликвидации этих предметов. После проведения данной процедуры члены комиссии составляют акт.

Акты передаются лицу, ответственному за внесение данных в журнал учета. На основании этих документов производятся пометки об уничтожении или утрате данных предметов.

znaydelo.ru

Журнал учета печатей и штампов

Статьи по теме

Какую форму должен иметь журнал учета печатей и штампов организации, и как его правильно заполнять, читайте в материалах этой статьи.

Из статьи вы узнаете:

На предприятии может быть только одна основная печать и любое количество вспомогательных. Вспомогательная повторяет оттиск основной и имеет дополнительную надпись с указанием отдела, в котором она будет использоваться. Например: "Бухгалтерия" или "Отдел кадров" и т.д.

Основное назначение штампов – заменять часто повторяющуюся рукописную надпись на документах, например, название организации, адрес, реквизиты и т.д. Количество штампов в организации может быть любым.

Порядок хранения печатей и штампов

Основная печать фирмы хранится в сейфе начальника организационного отдела. В случае его длительного отсутствия, она может выдаваться другим сотрудникам под расписку. Иногда возникает необходимость использовать оттиск в выходные дни или за пределами организации. В таких случаях он также выдается под расписку.

Все остальные вспомогательные штемпельные изделия хранятся у тех сотрудников, которые используют их в своей повседневной работе и несут ответственность за их сохранность. Вспомогательные печати могут хранится в закрывающемся столе.  Основная круглая печать, а также угловой штамп с адресами и реквизитами компании хранятся в сейфе, доступ к которому ограничен.

Форма журнала учета печатей и штампов;

Вместе с основной печатью хранится журнал учета печатей и штампов. Его ведет сотрудник, ответственный за их хранение. Правила ведения этого журнал являются общими для всех документов строгой отчетности. Что это значит?

Читайте по теме в электронном журнале

Это означает, что для данного вида деловых бумаг обязательным является наличие нумерации на страницах, страницы должны быть прошнурованы и скреплены сургучной печатью с подписью руководителя. Регистрация всей поступившей в организацию штемпельной продукции производится сразу же после поступления.

Справка

Кто ведёт журнал учета печатей и штампов организации

В 2017 году вопрос о том, кто на предприятии должен осуществлять учет штемпельных изделий остается не регламентированным специальными нормативно-правовыми актами. Это означает, что каждая фирма может подходить к решению данного вопроса самостоятельно с учетом особенностей и традиций делопроизводства, принятых в организации. В государственных учреждениях традиционно этим вопросом занимается служба делопроизводства.

Например, во временной инструкции по делопроизводству, принятой и используемой в Федеральной регистрационной службе, есть указание на то, что процесс изготовления штемпельных изделий для нужд учреждения происходит в централизованном порядке под руководством службы по управлению делами и делопроизводства. В эту службу руководители отделов подают заявки на изготовление штемпельной изделий и их эскизы. Сотрудники службы проверяют эскизы на соответствие ГОСТу и визируют их.

Это же управление осуществляет общий учет всех имеющихся в организации штампов. Для этого заводится специальный журнал, в котором проставляются образцы оттисков.

В самих же структурных подразделениях штемпельная продукция подлежит отдельному учету и регистрации в журнале. Все клише выдаются сотрудникам под расписку. В дальнейшем они будут использовать их в своей повседневной работе и нести персональную ответственность, как за обоснованность использования, так за сохранность. Это журнал также должен быть прошит, пронумерован и опечатан. На нем должна стоять пометка "Для служебного пользования".

Читайте также:

Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения

N п/п 

Наименование, инициатор заказа, дата поступления 

Оттиск

Наименование отдела, должность и ФИО получателя 

Роспись в получении, дата 

Результаты ежегодной проверки наличия: оттиски и дата проверки 

Продолжение 

N п/п 

Наименование, инициатор заказа, дата поступления 

Оттиск, возвращенных для утилизации, дата возврата 

Отметка об утилизации, номер акта и дата 

Примечание 

Справка

Утрата печати или штампа

В случае утери штемпельного изделия, независимо от причины этого события, необходимо подать в правоохранительные органы заявление об утери. Если клише было похищено из офиса в результате кражи или взлома, работники полиции произведут осмотр помещения. Если клише было похищено вне офиса, например, из автомобиля, то пострадавший должен подать заявление о краже и дать объяснения следователю.

Приложение 1

Образец приказа о печати предприятия

Читайте также:

www.sekretariat.ru


Смотрите также